Czego spodziewać się podczas kontroli ZUS dotyczącej fikcyjnego zatrudnienia? W jaki sposób przygotować się do kontroli? Jak wykazać, że umowa o pracę nie była pozorna?
Kontrola ZUS dotycząca pozorności zatrudnienia, spędza sen z powiek wielu pracodawcom i pracownikom. Ustalenie przez ZUS, że zatrudnienie było fikcyjne, ma bowiem szerokie konsekwencje dla obu stron umowy o pracę i zdarza się stosunkowo często, szczególnie w sytuacjach, w których pracownik przechodzi na długotrwałe zwolnienie lekarskie w niedługim czasie po podjęciu pracy.
Czy do kontroli ZUS można się przygotować?
W pewnym zakresie, można. Najlepiej pomyśleć o tym na samym początku, już na etapie poszukiwania pracownika. W pewnych sytuacjach ważny może bowiem okazać się sam przebieg procesu rekrutacji. Warto więc zachować np. ogłoszenie o pracę, które było zamieszczone na stronie internetowej pracodawcy, choćby w formie zrzutu ekranu.
Jeżeli komunikacja pomiędzy pracodawcą a pracownikiem była prowadzona za pomocą poczty e-mail, warto zadbać o zarchiwizowanie służbowych wiadomości. Okazuje się to szczególnie istotne w sprawach, w których ZUS kwestionuje stosunek pracy po ustaniu zatrudnienia. W mojej kancelarii pojawiali się już Klienci, którzy nie byli w stanie odzyskać korespondencji e-mail wymienianej z pracodawcą, ponieważ po ustaniu zatrudnienia ich służbowa skrzynka mailowa została usunięta przez pracodawcę, a pracodawca nie przechowywał w swojej skrzynce e-mail wiadomości kierowanych do byłych pracowników.
Sposób przygotowania się na ewentualną kontrolę zależy w dużej mierze od stanowiska i rodzaju wykonywanej pracy, miejsca pracy, struktury przedsiębiorstwa oraz kultury pracy panującej w danym zakładzie pracy.
Czego spodziewać się podczas kontroli ZUS dotyczącej fikcyjnego zatrudnienia?
W trakcie kontroli, ZUS podejmuje czynności mające na celu zgromadzenie informacji o zatrudnieniu danego pracownika, m.in. weryfikuje akta osobowe pracownika i prawidłowość zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych oraz wzywa pracownika i pracodawcę do złożenia pisemnych wyjaśnień w sprawie. ZUS pyta m.in. o:
- stanowisko, na jakim pracownik został zatrudniony,
- zakres obowiązków pracownika oraz czy był on zgodny z przedmiotem działalności przedsiębiorcy,
- dotychczasowe doświadczenie pracownika,
- miejsce i czas wykonywania pracy,
- wynagrodzenie pracownika oraz wynagrodzenie innych pracowników zatrudnionych przez tego samego pracodawcę,
- pokrewieństwo/powinowactwo pracownika i pracodawcy,
- przyczynę zatrudnienia pracownika,
- wyjaśnienie kto wykonywał obowiązki pracownika przed jego zatrudnieniem i kto wykonuje je po ustaniu zatrudnienia.
Jak wykazać, że umowa o pracę nie była pozorna?
Pracodawcy i pracownicy, działając pod wpływem stresu związanego z kontrolą, zapominają często, że pewne dowody świadczące o wykonywaniu pracy przez pracownika, mogą zostać przedłożone na etapie kontroli prowadzonej przez ZUS. W znacznej części będą to dowody z dokumentów. Warto skorzystać z pomocy prawnika, który zajmuje się sprawami związanymi z ZUS i podpowie jakie środki dowodowe warto wykorzystać w czasie przeprowadzanej kontroli. W niektórych sprawach odpowiedni dobór dowodów i przedłożenie ich w czasie kontroli, może zapobiec wydaniu niekorzystnej decyzji przez ZUS.
