Pełnienie funkcji członka zarządu spółki z o.o. niesie ze sobą odpowiedzialność za jej zobowiązania – również za zaległe składki ZUS, które spółka była zobowiązana pokryć (np. składki za pracowników).
Kiedy członek zarządu odpowiada za zaległe składki ZUS?
Odpowiedzialność członka zarządu za składki ZUS, nie jest automatyczna. Do powstania tej odpowiedzialności, konieczne jest zaistnienie następujących okoliczności:
- ZUS wydał decyzję ustalającą odpowiedzialność członka zarządu za składki ZUS – członek zarządu nie odpowiada za składki, jeżeli ZUS nie wydał w odpowiednim czasie decyzji w tym zakresie,
- ZUS próbował wyegzekwować składki od spółki z o.o., ale egzekucja okazała się w całości albo w części bezskuteczna,
- członek zarządu nie wykazał, że:
- we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne w rozumieniu ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu, o którym mowa w ustawie z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne, albo
- niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez winy członka zarządu,
- członek zarządu nie wskazał majątku spółki, z której ZUS mógłby przeprowadzić egzekucję.
Czy członek zarządu odpowiada za wszystkie zaległe składki ZUS?
Nie. Członek zarządu odpowiada za te zaległe składki, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez niego obowiązków członka zarządu.
Czy były członek zarządu również odpowiada za składki ZUS?
Tak. Były członek zarządu również może zostać pociągnięty przez ZUS do odpowiedzialności za zaległe składki ZUS. Istotne jest to, o czym mowa powyżej, tj. czy termin zapłaty składek upływał w czasie pełnienia przez byłego członka zarządu obowiązków członka zarządu.
Jak daleko może sięgnąć ZUS?
Jeżeli ZUS chce egzekwować składki od członka zarządu spółki z o.o., to musi wydać decyzję ustalającą odpowiedzialność członka zarządu w ciągu pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość składkowa.
Od momentu wydania decyzji ZUS ma trzy lata na egzekwowanie składek, wraz z odsetkami.
Terminy te są bardzo ważne, ponieważ ich przekroczenie może stanowić skuteczny zarzut w odwołaniu od decyzji ZUS ustalającej odpowiedzialność członka zarządu albo w postępowaniu egzekucyjnym prowadzonym przez ZUS.
Wskazane terminy są również istotne z tego względu, że decyzja ustalająca odpowiedzialność obejmuje nie tylko zaległości składkowe, ale również odsetki od tych zaległości. Im później wydana decyzja – tym wyższe odsetki. Niestety z mojej praktyki wynika, że ZUS często czeka do samego końca i wydaje decyzję dopiero pod koniec 5 letniego terminu – co wpływa właśnie na wysokość odsetek.
Czy członek zarządu może uniknąć odpowiedzialności za zaległe składki?
Tak, chociaż nie jest to proste. Najbardziej podstawową kwestią, o której powinni pamiętać członkowie zarządu, to bieżące interesowanie się sprawami spółki i kwestiami opłacania składek pracowniczych. Niewiedza w tym zakresie nie wyłącza odpowiedzialności członka zarządu.
O tym, w jaki sposób członek zarządu może bronić się w przypadku wydania decyzji ustalającej jego odpowiedzialność, przeczytasz w tym artykule: ZUS obciąża członka zarządu spółki z o.o. zaległymi składkami – jak się bronić?
Co zrobić, jeżeli ZUS wydał decyzję ustalającą odpowiedzialność członka zarządu za zobowiązania spółki z o.o.?
Przed wydaniem decyzji, ZUS przeprowadza postępowanie wyjaśniające. Doręcza członkowi zarządu pismo, w którym zakreśla mu termin na złożenie wyjaśnień. Termin ten nie jest długi – zazwyczaj wynosi 7 dni.
Można postarać się o jego wydłużenie – w tym terminie trudno jest zarówno zebrać materiały na swoją obronę, jak i skonsultować się z prawnikiem prowadzącym takie sprawy (oczywiście jeżeli zachodzi taka potrzeba). Przedłużenie terminu zależy od konkretnej jednostki ZUSu.
Na tym etapie dobrze jest umówić się do ZUS na przeglądnięcie akt i zebrać jak najwięcej informacji o sprawie – m.in. o tym jaka jest kwota zaległości, czy ZUS przeprowadził egzekucję przeciwko spółce itp.
Koniecznie trzeba również sprawdzić, czy postępowanie nie zostało wszczęte po upływie terminu, o którym mowa powyżej.
Często niezbędne jest również podjęcie współpracy z księgowym, który prowadził księgowość spółki, po to, aby m.in. zweryfikować, czy ZUS nie popełnił błędu i czy składki nie zostały jednak uiszczone przez spółkę oraz jaka była kondycja finansowa spółki.
Jeżeli ZUS pomimo złożonych wyjaśnień, wyda decyzję przeciwko członkowi zarządu spółki z o.o. – członek zarządu może się od niej odwołać.
Dobrze jest, jeżeli koncepcja na sprawę zostanie obrana już na etapie postępowania wyjaśniającego i będzie kontynuowana w odwołaniu od decyzji ZUS. Spójność w składaniu jakichkolwiek wyjaśnień, czy twierdzeń do ZUSu, jest bardzo ważna i m wpływ na ocenę sytuacji przez sąd.
Jeżeli członek zarządu potrzebuje skonsultować się z radcą prawnym/adwokatem zajmującym się sprawami ZUS, dobrze jest zrobić to jak najwcześniej – najlepiej od razu po uzyskaniu zawiadomienia o wszczęciu postępowania przez ZUS.
Podsumowując, w pewnych okolicznościach członek zarządu spółki z o.o./były członek zarządu spółki z o.o., może odpowiadać za jej zobowiązania względem ZUS. Obrona w takiej sprawie musi zostać dobrana indywidualnie, z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy i po przeanalizowaniu możliwych rozwiązań.
Jeżeli potrzebujesz porady albo reprezentacji w sprawie, w której ZUS ustalił Twoją odpowiedzialność jako członka zarządu spółki z o.o., zapraszam Cię do kontaktu z moją kancelarią: Tel. 661 388 756, e-mail: biuro@zabickaluszcz.pl. Obsługuję Klientów z terenu całej Polski.
